מדריך למשתמש

• בעל המשרד או מנהל העסק מזמין אתכם, ומגיע אליכם מייל מ-[email protected] עם כפתור קביעת סיסמה וכניסה. לא מקבלים סיסמה זמנית.
• הקישור אישי, חד-פעמי ובתוקף 48 שעות. לוחצים עליו ובוחרים סיסמה אישית, לפחות 10 תווים. סמל העין מציג את מה שהקלדתם.
• המייל לא הגיע? בודקים בתיקיית הספאם, או מבקשים מהמנהל "שליחת הזמנה שוב". כל שליחה חוזרת מבטלת את הקישור הקודם.
• אם אתם משויכים לעסק אחד, תגיעו ישר לדשבורד שלו. אנשי משרד רו"ח מגיעים לדשבורד המשרד.
• בכפתור ☰ (התפריט) יש קיצורי דרך לכל המסכים. כפתור הבית מחזיר למסך הראשי, והחץ חוזר אחורה.
• בטבלאות לוחצים על כותרת עמודה כדי למיין. בטבלה עם 6 שורות ומעלה יש גם שדה חיפוש מעליה.
• לחיצה על שמירה משאירה אתכם באותו מקום בדף, וההודעה ("נשמר") מופיעה בחלונית קטנה בתחתית המסך.
• פתיחה של האפליקציה, כניסה לאתר או התחברות מחדש מחזירות אתכם לדף האחרון שהיה פתוח במכשיר. כפתור הבית מוביל תמיד למסך הראשי.
• שיניתם משהו בטופס ועוד לא שמרתם? בתחתית המסך מופיע סרגל "יש שינויים שלא נשמרו" עם שמירה וביטול.

• בפרופיל מעדכנים שם, בוחרים מראה (בהיר / כהה / לפי המכשיר) ומחליפים סיסמה.
• שפה: דגל ארה"ב בסרגל העליון (או English בתפריט ☰) מעביר את האתר לאנגלית, ודגל ישראל מחזיר לעברית. הבחירה אישית ונשמרת לכל הכניסות הבאות. נתונים מהמסמכים (שמות ספקים, תיאורים) נשארים כמו שהם, והדוחות נשארים בעברית.
• מי שעובד עם כמה עסקים יכול לבחור איזה עסק ייפתח מיד בכניסה.
• בתחתית הפרופיל מופיעות הכניסות האחרונות לחשבון, לבדיקה שאף אחד אחר לא נכנס.

ניתוק אוטומטי: אחרי זמן בלי פעילות (ברירת מחדל 30 דקות) המערכת מתנתקת, כדי שאף אחד לא יראה את הנתונים במחשב שנשאר פתוח. דקה וחצי לפני מופיעה התראה עם שעון — לוחצים המשך עבודה. עבודה בכל לשונית פתוחה נחשבת פעילות. אחרי ניתוק נכנסים שוב וחוזרים לאותו מסך. את הזמן בוחרים בפרופיל › ההעדפות שלי (15 דקות, 30 דקות, שעה או 4 שעות); מנהל העסק יכול לקבוע זמן מחייב לכל המשתמשים בהגדרות › אבטחה, ואז נקבע הזמן הקצר מבין השניים.

📱 להישאר מחובר בנייד הזה: במסך הכניסה בטלפון מופיעה תיבה "להישאר מחובר בנייד הזה (30 יום)". מסמנים — ובאותו טלפון לא צריך להקליד סיסמה או קוד אימות 30 יום, ואין ניתוק אוטומטי. מתאים רק לטלפון אישי עם נעילת מסך. מבטלים ביציאה מהמערכת (תפריט › יציאה), בהחלפת סיסמה, או בפרופיל › אבטחה › ניתוק כל המכשירים (למשל אם הטלפון אבד). מנהל העסק יכול לחסום את האפשרות לכל המשתמשים בהגדרות › אבטחה.

"אני לא רובוט" עוד מאמת: לפעמים האימות של Cloudflare לוקח כמה שניות. אם לחצתם כניסה לפני שהסתיים, הכפתור יציג "ממתין לאימות… נכנסים לבד" והכניסה תתבצע לבד ברגע שהאימות מגיע — אין צורך להקליד שוב.

• ממתינות לאישור — חשבוניות שנקלטו ועוד לא אושרו. הן לא נספרות בדוחות עד שמאשרים אותן.
• חריגות — הוצאות עם בעיה חמורה: חסר מספר הקצאה, כפילות, חשבונית על שם אחר.
• החודש — הכנסות, הוצאות, רווח משוער ומע"מ לתשלום, ו-6 חודשים אחורה.
• כתובת הקליטה של העסק, להעתקה ולמסירה לספקים.

אפשר לשמור את Biztik כאפליקציה במסך הבית, בלי חנות אפליקציות. ההוראות בדף התקנת האפליקציה.

• בעל משרד ואנשי הצוות רואים בתפריט את שם המשרד › דשבורד המשרד.
• כל העסקים מופיעים בטבלה אחת, ומה שדורש טיפול מופיע ראשון: קודם עסקים עם חריגות, אחר כך עם הכי הרבה ממתינות לאישור.
• לכל עסק: סוג העסק, מי מטפל בו, פעילות אחרונה, ממתינות וחריגות. לחיצה על שם העסק נכנסת אליו.
• בעל המשרד רואה גם כמה הוא גובה מהעסקים, כמה הוא משלם ל-Biztik ומה נשאר.
• עובד משרד רואה רק את העסקים ששויכו אליו.

1. בדשבורד המשרד › עסק חדש (בעל המשרד בלבד).
2. ממלאים שם, ח.פ. או ע.מ., סוג העסק (עוסק מורשה, עוסק פטור, חברה בע"מ), טלפון, והמחיר שהמשרד גובה מהעסק בחודש (לא חובה).
3. מסמנים אילו עובדים מטפלים בעסק.
4. אפשר להזמין את בעל העסק במייל. הוא ייכנס לעסק שלו בלבד, ויוכל להעלות חשבוניות, לרשום הכנסות ולראות את התזרים.

עסק שהפסקתם לטפל בו משהים ממסך העריכה שלו. הנתונים נשמרים, והוא לא נספר בחיוב.

• בתפריט › צוות המשרד מזמינים אנשי צוות במייל, וקובעים תפקיד: בעל משרד או עובד משרד.
• בטבלת השיוך מסמנים לכל עובד את העסקים שהוא מטפל בהם. אפשר לשייך גם ממסך העריכה של העסק.
• בעל משרד נכנס לכל עסק כמנהל העסק. עובד משרד נכנס רק לעסקים ששויכו אליו, בהרשאת משרד: מאשר הוצאות ורושם הכנסות.

להדגמה ללקוחות, מנהל-העל יכול לפתוח משרד דוגמה עם שישה עסקים פיקטיביים ו-13 חודשים של נתונים. הכול שם בדוי, והחשבוניות מסומנות "מסמך לדוגמה".

• לכל עסק כתובת מייל משלו, בצורה inv-…@biztik.co.il. היא מופיעה בדשבורד העסק ובמסך ההוצאות, עם כפתור העתקה.
• נותנים אותה לספקים (חשמל, טלפון, ספקי סחורה) כדי שישלחו אליה חשבוניות, או שבעל העסק מעביר אליה מיילים.
• כל קובץ מצורף (PDF, צילום, תמונה) הופך להוצאה שממתינה לאישור. מייל בלי קובץ, למשל קבלה בגוף ההודעה, נקלט מהטקסט.
• אותו קובץ או אותו מייל לא נקלטים פעמיים.
• התחילו להגיע מיילים לא רצויים? במסך ההוצאות לוחצים כתובת חדשה. הכתובת הישנה מפסיקה לעבוד מיד.

במסך הוצאות בוחרים קבצים, כמה בבת אחת, או בנייד מצלמים ישר מהמצלמה. אפשר גם הוצאה חדשה להזנה ידנית בלי מסמך.

• כל חשבונית שנכנסת נקראת אוטומטית: ספק, ח.פ. של הספק, תאריך, סכום, מע"מ, מספר מסמך, מספר הקצאה, אמצעי תשלום וסוג ההוצאה.
• ה-AI מסמן גם חשבונית שרשומה על שם עסק אחר, או מסמך שאינו חשבונית.
• שדה שמישהו כבר מילא לא נדרס. במסך ההוצאה אפשר ללחוץ קריאה מחדש.

1. במסך ההוצאות בוחרים ממתינות לאישור.
2. פותחים הוצאה: המסמך מוצג ליד הטופס. בודקים, מתקנים את מה שצריך, ולוחצים אישור והבא כדי לעבור להוצאה הבאה בתור.
3. כשהכול נראה תקין, אפשר לסמן כמה הוצאות ברשימה ולאשר בבת אחת.

אישור (ובטל אישור) מותרים למנהל העסק ולאנשי המשרד. הזנה ועריכה מותרות גם לתפקיד "מתפעל".

• חסר מספר הקצאה — חשבונית מע"מ בשקלים מעל הסף של חשבוניות ישראל בתאריך שלה (10,000 ₪ לפני מע"מ מינואר 2026, 5,000 ₪ מיוני 2026), בלי מספר הקצאה. בלי המספר אי אפשר לקזז את המע"מ.
• כפילות — אותו קובץ כבר קיים, או אותו ספק ואותו מספר מסמך.
• מע"מ חריג — שיעור שלא מסתדר עם הסכום.
• סכום חריג — פי 3 מהממוצע של אותו ספק.
• על שם אחר — החשבונית לא רשומה על שם העסק.
• שדות חסרים — תאריך, ספק או סכום.

חריגה חמורה מסומנת באדום, ונספרת בדשבורד העסק ובדשבורד המשרד.

במסך הכנסות רושמים כל הכנסה: תאריך, לקוח, סכום כולל מע"מ ומע"מ, מספר המסמך שהופק ואמצעי התשלום. הכנסה שעוד לא שולמה מסמנים "ממתין לתשלום" עם תאריך יעד. בשלב זה מפיקים את החשבוניות בתוכנה אחרת ורושמים כאן את הסכומים.

• הכנסות לפני מע"מ והוצאות מוכרות — רק הוצאות שאושרו, לפי האחוז המוכר המקובל לכל סוג (למשל רכב 45%, נייד 50%, כיבוד 80%).
• רווח משוער — לפני מס, לא כולל שכר עובדים. הערכה בלבד.
• מע"מ לתשלום — מע"מ עסקאות פחות מע"מ תשומות.
• תזרים — כמה נכנס פחות כמה יצא, כולל מע"מ.
• מעבר בין חודשים בכפתורים למעלה, 12 חודשים אחורה ופילוח לפי סוג הוצאה.

במסך תזרים ודוחות לוחצים דוח חודשי PDF. הדוח כולל את המספרים של החודש, מע"מ, פילוח הוצאות, 12 חודשים ומה דורש טיפול, ובראשו שם העסק ושם המשרד. מתאים לשליחה לבעל העסק.

בתפריט › הגדרות (מנהל העסק): שם העסק, ח.פ., כתובת, טלפונים ומייל; לוגו; ואבטחה: חובת אימות דו-שלבי, זמן ניתוק וחסימת "להישאר מחובר".

מנהל העסק מוסיף משתמשים בתפריט › משתמשים. לפני השליחה מוצג חלון לאישור הכתובת, עם אזהרה על טעות הקלדה או על דומיין שונה משל שאר המשתמשים. הזמנה שעוד לא נוצלה אפשר לשלוח שוב או לבטל.

יומן פעולות: מנהל העסק רואה בהגדרות › יומן פעולות כל פעולה בעסק, וגם כל כניסה של צוות Biztik לצורך תמיכה.

עזרה מרחוק: אם נתקעים, אפשר לתאם עם צוות Biztik התחברות מרחוק למסך — בדף עזרה מרחוק.

שכבת הגנה נוספת: מלבד הסיסמה, כניסה ממכשיר חדש דורשת קוד בן 6 ספרות מאפליקציית אימות בטלפון, כך שסיסמה שדלפה לא מספיקה לבדה. האפליקציות חינמיות: Google Authenticator (בטלפון בעברית נקראת מאמת החשבונות) או Microsoft Authenticator. כל אחת מהן מתאימה.

הפעלה מהמחשב (סריקת QR עם הטלפון)

1. באתר במחשב: תפריט ☰ › פרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › הפעלה. מופיע קוד QR.
2. בטלפון, באפליקציית האימות, לוחצים + וסורקים את ה-QR שעל מסך המחשב. ב-Microsoft Authenticator בוחרים קודם "חשבון אחר (Google, Facebook וכו')".
3. מקלידים באתר את 6 הספרות שמופיעות באפליקציה. ההפעלה מתבצעת לבד.

הפעלה מהטלפון בלבד (אין מה לסרוק)

בטלפון האתר לא מציג QR. במקומו, במסך ההפעלה (תפריט ☰ › פרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › הפעלה):

1. הדרך הקלה: לוחצים "➕ הוספת Biztik לאפליקציית האימות". האפליקציה נפתחת עם Biztik מוכן (אם מותקנות כמה — הטלפון שואל באיזו), שומרים, חוזרים לאתר ומקלידים את 6 הספרות.
2. אם הכפתור לא פתח את האפליקציה (או שהיא מבקשת "הוסף חשבון"): באותו מסך, מתחת לכפתור, לוחצים על השורה האפורה "▸ לא מצליחים לסרוק? (או עובדים מהטלפון עצמו)" — נפתח מפתח ארוך של אותיות ומספרים, ולידו העתקה. מעתיקים, ואז באפליקציה:
   • Microsoft Authenticator: הוסף חשבון › חשבון אחר (Google, Facebook וכו') (לא "חשבון אישי" ולא "חשבון עבודה או בית ספר") › בתחתית מסך הסריקה "הזן קוד באופן ידני" › שם חשבון: Biztik, מפתח סודי: מדביקים › סיום.
   • מאמת החשבונות (Google): + › הזנת מפתח הגדרה › שם: Biztik, מפתח: מדביקים › הוספה.
   ואז חוזרים לאתר ומקלידים את 6 הספרות.

המפתח מוצג רק בזמן ההפעלה. אחרי שהאימות פעיל (בפרופיל מופיע "✓ פעיל") הוא לא מוצג שוב — בכוונה, כי מי שמחזיק אותו יכול להפיק את הקודים. כל משתמש מפעיל לעצמו, מהחשבון שלו; ה-QR והמפתח אישיים ולא מעבירים אותם לאחרים.

בכל כניסה

פותחים את האפליקציה, מוצאים את השורה של Biztik עם האימייל שלכם ומקלידים את 6 הספרות (הקוד מתחלף כל 30 שניות). אחרי הספרה השישית הכניסה מתבצעת לבד. "לזכור את המכשיר הזה" חוסך את הקוד באותו מכשיר ל-30 יום.

• קודי גיבוי: בהפעלה מקבלים 10 קודים חד-פעמיים לשעת חירום (טלפון שאבד או הוחלף). שומרים אותם במנהל סיסמאות או מדפיסים. מקלידים קוד גיבוי באותו שדה של הקוד בכניסה.
• ביטול / איפוס למשתמש: מנהל העסק נכנס לתפריט › משתמשים ולוחץ "איפוס 2FA" ליד המשתמש (למשל כשהטלפון אבד, או כשרוצים לעבור לאפליקציה אחרת). המשתמש מקבל הודעה במייל, נכנס בפעם הבאה עם אימייל וסיסמה בלבד, ומפעיל מחדש בפרופיל. משתמש שמשויך לכמה עסקים — רק מנהל-העל יכול לאפס לו.
• כיבוי עצמי: המשתמש יכול לכבות בעצמו בפרופיל › אבטחה › אימות דו-שלבי › ניהול (עם סיסמה וקוד מהאפליקציה), אלא אם העסק מחייב אימות דו-שלבי.
• חובה לכל העסק: מנהל העסק יכול לסמן בהגדרות העסק › אבטחה "חובת אימות דו-שלבי". משתמש שעוד לא הפעיל (או שאופס לו) יתבקש להפעיל בכניסה הבאה לפני שיראה נתונים. במסך המשתמשים מסומן מי עוד לא הפעיל.

בפרופיל › התראות בוחרים לכל אירוע אם לקבל אותו במייל, בנייד, או בשניהם:

• 🧾 חשבוניות חדשות לבדיקה: כשנקלטות חשבוניות בעסק — כמה נכנסו וכמה עם חריגה. נשלח לבעלי העסק ולאנשי המשרד שמטפלים בו.

הפעלה בנייד: בפרופיל לוחצים "הפעלת התראות במכשיר הזה" ומאשרים. מפעילים בכל מכשיר בנפרד. באייפון צריך קודם להתקין את האתר כאפליקציה (ספארי › שיתוף › "הוספה למסך הבית"), לפתוח מהאייקון ורק אז להפעיל.

שום מחיקה באתר לא אובדת מיד. אחרי כל מחיקה מופיעה בתחתית המסך הודעה עם כפתור בטל, שמחזיר את מה שנמחק בלחיצה אחת.

סל מחזור: מה שנמחק נשמר 30 יום בתפריט › סל המחזור, עם מי מחק ומתי. מנהל העסק ומשרד יכולים לשחזר.

גיבוי יומי: בכל יום נשמר אוטומטית עותק מלא של המערכת, כולל הקבצים שהועלו, ועותק מוצפן שלו נשמר גם מחוץ לשרת.

משרד שעובד היום בתוכנה אחרת לא מתחיל מאפס: צוות Biztik עוזר להעביר את רשימת העסקים ואת ההיסטוריה שאפשר לייצא. כתבו לנו במשוב ופנייה אלינו.

במסך הכניסה לוחצים שכחתי סיסמה, מקלידים את המייל ומקבלים קישור לבחירת סיסמה חדשה (בתוקף שעתיים).

אם זה אותו קובץ או אותו מייל — הוא לא נקלט שוב. אם זה צילום ו-PDF של אותה חשבונית, השנייה מסומנת "כפילות" לפי הספק ומספר המסמך, ומוחקים אותה.

הסיבות האפשריות: היא עוד ממתינה לאישור; התאריך שלה בחודש אחר; או שהיא במטבע זר (הדוחות מחשבים בשקלים).

מתקנים את השדה במסך ההוצאה ושומרים. אפשר גם ללחוץ "קריאה מחדש". צילום חד וישר, או קובץ PDF מקורי, נקראים הכי טוב.

בדף שאלות נפוצות, או במשוב ופנייה אלינו, או ישר בווצאפ.